Eine Eventlocation verkauft sich über das Bild: die Aussicht, die Deckenhöhe, das Licht am späten Nachmittag. Was sie nicht verkauft, ist der Ton. Und der entscheidet an dem Abend, ob eure Gäste eine Rede verstehen und ob nach dem Dessert jemand tanzt.
Ich stehe als DJ in diesen Räumen, meistens als einer der Letzten in der Planungskette – wenn der Vertrag längst unterschrieben ist. Die Probleme, die dann auftauchen, hätten sich zwei Monate früher mit drei Fragen am Telefon klären lassen. Dieser Text ist die Liste dieser Fragen, aus Sicht von jemandem, der den Raum danach zum Klingen bringen muss.
Was auf einer Besichtigung systematisch untergeht
Eine Location-Besichtigung findet tagsüber statt, in einem leeren Raum, mit zwei bis fünf Personen darin. Euer Event findet abends statt, mit 120 Leuten, Mänteln, Stehtischen und Geschirr. Das sind akustisch zwei verschiedene Räume.
Ein leerer Saal mit Steinboden und Glasfront klingt hallig – dieselbe Fläche mit Gästen, Textilien und Mobiliar deutlich trockener. Das ist der angenehme Fall. Der unangenehme: Ein Raum, der leer in Ordnung wirkt, wird mit Publikum zur Sprachsuppe, weil die Nachhallzeit zu lang ist und sich Gespräche gegenseitig hochschaukeln. Wer schon mal auf einem Apéro gestanden ist, an dem alle schreien mussten, kennt den Effekt.
Das ist keine Frage der Anlage. Eine grössere PA macht einen halligen Raum nicht besser, sondern lauter und halliger.
Die fünf Fragen vor der Unterschrift
1. Was ist wirklich installiert – und in welchem Zustand?
Viele Locations führen „Beschallungsanlage vorhanden" im Datenblatt. Das kann eine durchdachte Installation sein oder zwei Deckenlautsprecher für Hintergrundmusik, die bei Tanzpegel aussteigen. Fragt konkret: Welche Lautsprecher, wie viele, wo hängen sie, wann wurden sie zuletzt gewartet? Gibt es ein Mischpult, und wer darf daran? Gibt es einen Haustechniker, und ist der an eurem Abend da – inklusive oder gegen Aufpreis?
Die Antwort „das macht unser Techniker" ist nur dann beruhigend, wenn klar ist, bis wann er bleibt.
2. Wo kann der DJ überhaupt stehen?
Das klingt banal und ist der häufigste Planungsfehler. Die Bühne wird für die Keynote gebraucht, danach soll getanzt werden – und für das DJ-Pult ist kein Platz vorgesehen, der sowohl Strom hat als auch Sicht auf die Tanzfläche.
Ein DJ, der die Fläche nicht sieht, kann sie nicht lesen. Dann läuft eine Playlist statt eines Sets, und genau dafür habt ihr niemanden gebucht. Klärt früh: Wo steht das Pult, in welcher Phase, und wer baut dazwischen um?
3. Strom
Zwei getrennte Stromkreise für Ton und Licht sind der Normalfall, nicht der Luxus. Wenn Küche, Licht und Tonanlage auf derselben Sicherung liegen, fliegt euch irgendwann die Sicherung raus – erfahrungsgemäss dann, wenn die Kaffeemaschine und der Peak zusammenfallen.
Fragt nach der Anzahl verfügbarer Kreise, nach der Absicherung und danach, wo die Anschlüsse sitzen. Fünfzehn Meter Kabel quer über einen Fluchtweg sind keine Lösung.
4. Anlieferung und Aufbauzeit
Wie kommt das Material in den Raum? Gibt es einen Lift, und wie gross ist er? Gibt es eine Rampe oder nur eine Treppe? Wo darf ein Fahrzeug halten, wie lange, und braucht es eine Bewilligung?
Und die eigentliche Frage: Ab wann ist der Raum frei? Wenn die Location bis 17 Uhr anderweitig belegt ist und eure Gäste um 18 Uhr kommen, ist ein sauberer Soundcheck rechnerisch nicht möglich. Aufbau und Soundcheck gehören deutlich vor den Gästeeintritt – das ist der Unterschied zwischen einem geplanten Abend und einem Abend, an dem improvisiert wird.
5. Sperrzeiten und Lautstärke
Jede Location hat Auflagen: eine Uhrzeit, bis zu der Musik laufen darf, oft eine Lautstärkebegrenzung, manchmal einen fest verbauten Limiter, der bei Überschreitung abregelt oder abschaltet. Nachbarschaft und Bewilligung bestimmen das, nicht der Veranstalter.
Lasst euch das schriftlich geben, mit Uhrzeit und Pegel. Ein Limiter, von dem alle erst um 23 Uhr erfahren, beendet den Abend zuverlässiger als jede Absage.
Locationtypen in Zürich und was sie technisch kosten
Hotel-Ballsaal. Meistens die sicherste Variante: vorhandene Technik, Haustechniker, eingespielte Abläufe, klare Auflagen. Dafür weniger gestalterischer Spielraum und oft die Vorgabe, mit der Hausanlage oder einem Partnerbetrieb zu arbeiten.
Industriehalle oder Loft. Optisch stark, akustisch anspruchsvoll. Hohe Decken, harte Oberflächen, lange Nachhallzeiten. Funktioniert gut, braucht aber ein durchdachtes Lautsprecherkonzept statt einer einzelnen lauten Quelle – im Zweifel mehrere kleinere Punkte statt zwei grosse.
Rooftop und Terrasse. Draussen gibt es keinen Nachhall, dafür verliert sich der Ton nach oben, und es wird schnell mehr Leistung gebraucht, als der schöne Raumeindruck vermuten lässt. Dazu: Wetterplan, Sperrzeiten meist früher, Wind als realer Faktor für Mikrofone.
Restaurant und Bar. Kurze Wege, vorhandene Infrastruktur, begrenzte Fläche. Hier zählt Pegelführung mehr als Technik: Die Musik muss tragen, ohne Gespräche am Nebentisch unmöglich zu machen.
Showroom, Galerie, Museum. Der typische Rahmen für Markenpräsentationen und Produktlaunches – und technisch der heikelste. Oft strenge Auflagen zu Bohrungen, Traglasten, Beleuchtung und Lautstärke, dazu eine Akustik, die auf Stille ausgelegt ist. Dafür ist hier der Effekt am grössten, wenn der Ton zum Raum passt.
Wie ihr vergleichbare Offerten bekommt
Unverbindliche Offerten von Locations sind schwer vergleichbar, weil jede etwas anderes einrechnet. Schickt deshalb allen dieselbe Anfrage mit denselben Eckdaten: Datum und Uhrzeit, Gästezahl, Ablauf in Phasen (Apéro, Dinner, Programm, Party), ob Reden mit Mikrofon vorgesehen sind, ob getanzt wird, und bis wann.
Und fragt explizit ab, was nicht enthalten ist. Die Positionen, die später auftauchen, sind meistens dieselben: Technikpauschale, Haustechniker über eine bestimmte Uhrzeit hinaus, Reinigung, Strom, Garderobe, Überzeit.
Mit identischen Eckdaten werden aus fünf unvergleichbaren Angeboten fünf vergleichbare.
Produktlaunches und Markenevents brauchen eine Frage mehr
Bei einem Firmenfest ist Musik Rahmen. Bei einem Launch ist sie Teil der Inszenierung: Der Moment, in dem das Produkt sichtbar wird, hat einen Ton – oder er verpufft.
Dafür muss die Location mehr können als Hintergrundbeschallung. Lässt sich die Musik auf eine Sekunde genau auf Licht und Video legen? Gibt es eine saubere Verbindung zwischen Tonanlage, Medientechnik und Regie, oder laufen drei Systeme nebeneinander her? Wer gibt das Signal, und hört ihn jeder?
Wie sich Musik gezielt als Markensignal einsetzen lässt, steht im Artikel Audio Branding am Corporate Event. Für die Planung des Abends selbst ist es die Frage, die am häufigsten zu spät gestellt wird.
Was ich beisteuern kann
Wenn ihr mitten im Vergleich steckt: Ich schaue mir Locationangebote gerne vorab an und sage, was technisch realistisch ist und wo nachgefragt werden sollte – auch unabhängig davon, ob ich an dem Abend spiele. Leistungen und Ablauf für Firmenanlässe stehen auf der Seite DJ für Firmenanlässe und Corporate Events in Zürich.
Mehr zu meinem Angebot als DJ für Firmenanlässe und Corporate Events in Zürich oder direkt zu den häufigen Fragen zu Buchung, Technik und Ablauf.
Häufig gestellte Fragen
Welche Eventlocation in Zürich eignet sich für einen Produktlaunch?
Showrooms, Galerien und Industrieräume werden am häufigsten gewählt, weil sie gestalterisch frei bespielbar sind. Entscheidend ist weniger der Typ als die Frage, ob sich Ton, Licht und Medientechnik sauber zusammenführen lassen und welche Auflagen zu Lautstärke und Aufbau gelten.
Wie früh sollte die Location für ein Firmenevent stehen?
Für Termine in der Hochsaison November und Dezember sind sechs bis neun Monate üblich, unter der Woche reichen oft zwei bis drei Monate. Wichtiger als der Vorlauf ist, dass Technikfragen vor der Unterschrift geklärt sind – danach sind sie nur noch teuer lösbar.
Reicht die Anlage der Location für einen Tanzabend?
Für Hintergrundmusik und Reden fast immer, für eine Tanzfläche oft nicht. Fest installierte Systeme sind meistens auf gleichmässige Beschallung ausgelegt, nicht auf Pegel und Bassanteil. Das lässt sich vorab klären, indem man nach Modell und Anzahl der Lautsprecher fragt statt nach „Anlage vorhanden".